NVIC - KWALITEIT- Voorbereiding Kwaliteitsvisitatie
Voorbereiding kwaliteitsvisitatie
Onder visitatie van IC-afdelingen verstaat de commissie Nationale Kwaliteitsvisitatie Intensive Care (NKIC) ‘een te verrichten onderzoek, waarbij medewerkers van intensive care afdelingen in georganiseerd verband de omstandigheden waaronder, en de manier waarop, op afdelingen voor intensive care geneeskunde zorg en behandeling wordt geleverd, beoordelen’. Dit geschiedt op grond van het door de ALV van de NVIC en de V&VN-IC vastgestelde normenkader en heeft als doel te komen tot aanbevelingen voor het verbeteren van de geleverde zorg (kwaliteitsverbetering) en het bevorderen van het inzicht daarin (zelfevaluatie). Voorafgaand aan de dag van de visitatie doet u een inventarisatie, die u helpt zich voor te bereiden op de gesprekken met de ad hoc visitatiecommissie.
Introductie
Hieronder treft u de documenten onderliggend aan de kwaliteitsvisitaties zoals die worden uitgevoerd in het kader van de NKIC:
- Pre-scan NKIC-kwaliteitsvisitatie van 1 IC-organisatie op meerdere locaties.
- Wanneer uw IC 2/meerdere locaties heeft, dient u, dit document in te vullen.
- Aan de hand van de pre-scan bepaalt de NKIC of uw IC-organisatie voor één visitatie op twee/meer locaties in aanmerking komt of dat locaties apart dienen te worden gevisiteerd.
- Normendocument kwaliteitsvisitatie Intensive Care. Dit document bevat de normen waaraan uw IC-afdeling tijdens de visitatie wordt getoetst.
- Het normendocument is gebaseerd op de kwaliteitsstandaard IC 2016 (in revisie).
- Blauwdruk Zorgbeleidsplan NVIC. Dit is een door de beroepsvereniging gegenereerd en geaccordeerd bestand als aanvulling op de kwaliteitsstandaard.
- Visitatiereglement.
Voorbeelddocumenten
Hieronder treft u een aantal voorbeeld- documenten aan die u kunnen helpen bij de voorbereiding op de visitatie dan wel kunt gebruiken in de kwaliteitscyclus.
- Voorbeeld Zorgbeleidsplan IC, toegevoegd ter inspiratie en geenszins bedoeld als verplicht te gebruiken format;
- Quickscan (vernieuwd sinds december 2023, op de website klik op ‘meer items laden’);
- Presentatie introductie op de visitatie te visiteren IC (zie verder in dit document).
Inventarisatie - invullen normendocument
In voorbereiding op de visitatie vult u in Exata het normendocument in. Bij elke norm beoordeelt u zelf in hoeverre u aan deze norm voldoet. In de onderbouwing geeft u uitleg waarom u denkt dat deze beoordeling passend is. Zo nodig verwijst u naar pagina’s en/of passages in onderliggende stukken als protocollen of het zorgbeleidsplan. Dit ingevulde document is de onderlegger tijdens de gehele visitatie.
Uit uw onderbouwing moet blijken of uw IC voldoet aan de streef- of basisnorm of wellicht een (zwaarwegend) advies of voorwaarde heeft. Door deze inventarisatie te doen fungeert deze als een zelf-evaluatie en weet u tevoren waar de sterke punten liggen van uw afdeling en wat wellicht nog aandacht verdient. Op vergelijkbare wijze zal de ad hoc visitatiecommissie op basis van de door u beschikbaar gestelde stukken, uw onderbouwing van de normen in het normendocument en de bevindingen tijdens de gesprekken gedurende de dag van de visitatie de normen beoordelen.
Zie afbeelding 1 en 2 met twee ingevulde normen als voorbeeld (klik op afbeelding om te vergroten).
Vragenlijsten
In Exata dient u vragenlijsten te versturen naar diverse samenwerkingspartners en naar de vakgroep en (een selectie van) IC-verpleegkundigen. Verstuur deze tijdig, de ervaring leert dat reminders versturen regelmatig nodig blijkt. Ten aanzien van het invullen van de vragenlijsten zijn er een aantal aandachtspunten:
- het invullen van de vragenlijsten is (evenals deelname aan de visitatie) voor ieder vakgroep-lid verplicht in het kader van de (her)registratie;
- vragenlijst IC-verpleegkundigen: in geval van een IC <12 bedden dienen minimaal 7 enquêtes te worden ingevuld. Bij een IC met ≥12 bedden moeten minimaal 10 enquêtes worden ingevuld;
- de enquêtes ingevuld door de afdelingsverpleegkundigen worden bij voorkeur ingevuld door verpleegkundigen die ook daadwerkelijk werkzaam zijn op de afdeling (niet door afdelingshoofden of teamleiders) en hoeven niet ingevuld te zijn door de beoogd aanwezigen op de dag van de visitatie.
Kengetallen
Een aantal normen benoemt het aantal fte/bed om de benodigde personele formatie te bepalen. Deze rekensom wordt gemaakt aan de hand van het aantal door u opgegeven operationele IC-bedden.
Het betreft de volgende normen:
- A10/A11 – beschikbaarheid intensivist;
- A12 – beschikbaarheid IC-verpleegkundige;
- A13/A14 – beschikbaarheid IC-arts/PA.
Uitgangspunt is dat een IC-patiënt wordt behandeld door een intensivist en een gecertificeerd IC-verpleegkundige. Beide zijn exclusief beschikbaar. Daarvoor is het noodzakelijk te weten hoeveel fte intensivisten, IC-artsen/PA en IC-verpleegkundigen u daadwerkelijk beschikbaar hebt voor het dienstrooster. Gealloceerde fte die wellicht beschikbaar is voor management buiten de IC of andere buiten de IC te verrichten taken tellen hierin niet mee. In de blauwdruk staat aangegeven wat de minimale formatie is voor elk van de professionals op de IC en welke taken hierin zijn meegenomen.
Dagprogramma
De dag zelf vergt de nodige organisatie om deze soepel te laten verlopen. Graag geven we u daarvoor een aantal aandachtspunten mee.
Het dagprogramma met tijden en gesprekspartners kunt u downloaden in Exata. U vult de ontbrekende gegevens in en voegt het ingevulde programma toe aan uw dossier in Exata.
Bij voorkeur hebt u een ruimte beschikbaar waar sprake is van daglicht en met voldoende ruimte voor de grootste groep gesprekspartners van de dag.
De dag kent een strakke tijdsplanning. De voorzitter van de ad hoc visitatiecommissie zal erop toezien dat er op de afgesproken tijden wordt gewisseld van gesprekspartners. Het programma biedt weinig ruimte voor uitloop; aan u het verzoek steeds te zorgen dat de volgende groep gesprekspartners tijdig aanwezig is.
Wanneer het een visitatie op 2 locaties betreft, worden beide locaties voor een rondleiding bezocht. Dat vraagt nog meer aandacht voor de dag-planning. Met name ook de reistijd tussen de twee locaties moet worden ingecalculeerd. Eventueel stemt u het dagprogramma af met de ambtelijk secretaris van de ad hoc visitatiecommissie.
De ad hoc visitatiecommissie stelt het op prijs wanneer u tijdens de ontvangst van de commissie (het eerste programmaonderdeel) een korte presentatie van 5 minuten geeft waarin u een beeld schetst van uw IC in de afgelopen 5 jaar. Een voorbeeld hiervan, inclusief slides, treft u op deze website aan.